虚拟项目实例:PM该如何进行项目管理?

项目管理,作为产品经理的必备能力,在需求生命周期中处于一个非常重要的位置。项目管理得不好,进度分分钟delay,或者按时却不能按质按量交付,甚至出现挖坑填不上的情况。在产品经理的能力模型中,项目管理也是非常被重视的一环。

正好前段时间做了一个虚拟项目:通过项目管理的形式组织一次吃火锅的活动。这次活动通过完整的项目管理的形式进行,对日常产品经理工作中涉及的项目管理也有启发。今天我们就一起来走一遍这个项目吧~

step1:启动/规划——项目前期准备,kickoff

当领到这个目标,并被任命为项目PM之后,我们首先要进行项目的背景及目标了解。这里也简单介绍一下:我们之前参加了一个项目经理的培训,这次主要将学员们组织起来,通过吃火锅的形式来实操项目管理方法,同时增进感情。目标很简单:在活动当天(X号X点至X点),负责活动小组7人,经费400元,活动方提供场地,自带餐具,使用活动组经费完成采购,烹饪,聚餐以及餐后清理工作;组员吃好喝好。

启辰菌说:在领到项目之后,不要马上进行项目推进,而是要先就项目合理性,项目目标,项目预期,项目时间,项目预算等与资源方达成一致,这样可以更准确的安排项目节奏,管理起来更加游刃有余。

项目交付物(一)项目内容拆解图:

在PM确认并认可项目目标之后,PM会简单进行项目内容拆解,具体如图(初稿,勿喷O(∩_∩)O):

项目内容拆解不包括排期,主要是工作内容的分解。

有了项目拆解稿之后,我们简单开了项目沟通会议,和项目成员同步了我们的项目背景及目标;确定了几个关键时间点及交付物;同时简单过了下项目内容拆解图,进行头脑风暴,进一步细化项目内容拆解图。

启辰菌说:有关项目拆解:确认项目目标之后,PM需要进行的是与项目成员同步项目目标,背景,以及进行项目内容的拆解。合理的项目内容拆解,能让项目成员明确项目的边界,明确看到项目的进度。但由于PM毕竟是人不是神,有很多时候都需要整个项目组进行头脑风暴,来进一步完善拆解图,同时细化的过程也会增加项目成员的参与感。

项目交付物(二)类型总结:

交付物一般包括几种类型:

  1. 计划型交付物:如项目内容拆解图,行动计划表,成本预算表,一页纸项目计划表等;
  2. 进度型交付物:项目日报,周报等;
  3. 里程碑型交付物:立项报告,结项报告,项目阶段文档等。

安利Xmind,拆解项目,脑暴神器。

会后,我们组建了项目IM群,邮件群,微信群在群里统计了大家的空闲时间,以及饮食喜好,对项目内容中是否有在行,愿意主动帮忙的地方。很快我们也达成了一致。PM依据大家的时间及专业能力做了简单的项目排期。

启辰菌说:

保持沟通:保持流程的沟通是PM的重要职责。项目开始之际,应通过多种通讯方式的选择,尽量保证可以随时联系上项目成员,方便后续跟进;

了解项目成员:项目中的每个人都是独立的个体,大家围绕着一个共同的目标一起努力。这时应该充分发挥成员的主观能动性,专业的人做专业的事,这样才能更高效完成项目。PM的重要一点是有效统筹项目中的人,物,资金。

上面一切准备就绪之后,我们简单开了kickoff会,重申了以上达成共识的一点,重点强调了目标,项目分解,项目资源,项目排期。在大家达成一致后,PM产出了立项报告,成本预算表以及行动计划表,并邮件抄送了邮件组,并将关键节点在IM群中设为公告,方便大家查阅。这样项目就算正式开始啦!

启辰菌说:

kickoff会的目的:明确项目背景,目标,资源,排期等关键需求。作为项目的里程碑节点,该环节交付物为立项报告,成本预算表以及行动计划表。

项目交付物(三)立项报告,成本预算表,行动计划表:

  1. 立项报告:一份较为完整的立项报告包括项目名称,项目背景,项目目标,项目人员,项目时间,项目PM,项目交付物,项目成本,涉及团队等因素。
  2. 成本预算表:成本预算表每个团队格式不同,简单格式由支出项,数量,价格组成。
  3. 行动计划表:以甘特图形式标记团队各个成员工作内容及时间,便于跟踪。其中有报警项,如果进度delay严重,可以及时发现,具体如下:


有关项目管理工具:

这里分享几种常用的项目管理工具:

  1. Omniplan:用于管理项目(比excel专业,但是excel更加普遍)
  2. 一页纸项目管理工具:可以视为是行动计划表+成本预算表的合体,适合快速统筹项目资源,网上下一个马上就可以用,具体如下:

step2:执行/监控——项目推进,关键节点检查

kickoff会之后,项目就正式开始了。虽然项目时间比较短,但我们还是定了好几个关键时间点。现在PM的角色主要就变为进度跟进者,资源协调者,风险解决者。需要做的主要是走查,确保进度(比如采购,食具,会场检查等子项目进展);人,时间,资金不被其他项目或需求挪走(比如临时会议导致没空参与采购);如果被挪走后,怎么灵活应变。还有就是组织项目站会,以及写项目日报啦。

启辰菌说:

当项目正式推进时,关键点就成了风险管理了。项目会面临各种风险,主要有目标变动,人员变动,时间变动,资金变动。这些风险都可以通过灵活调拨资源,砍功能点,项目节奏调整来应对,但最严重的风险是业务变动,有可能整个项目对被砍掉。大部分情况下,这种风险一旦发生,PM铁定要背锅的,这说明在第一步项目背景和目标了解的时候,没有做好本职工作而直接执行了(如果整个BU被砍掉。。。那就真的没办法了┑( ̄Д  ̄)┍)。

对于PM来说,无论事前想的再详细,项目总会有风险发生的。项目风险管理是很重要的!所以每天都要更新行动计划表,日报等,都是为了有效监控进度和风险!

常用项目跟踪的方法:主要可以从以下三个方面进行考虑:

1、事项管理——站会

组织站会。每日站立可以在同样的时间和同样的地点召开,会议准时开始,最好不要超过15分钟,每一个开发团队的成员都必须发言,会议中不进行讨论,发言内容需提供以下信息:

  • 昨天完成了什么
  • 今天即将做什么
  • 遇到了什么困

一方面可以避免有些同事在项目过程中沉浸在自己的世界里,方向走偏了自己没有发现。另外一方面是能帮助大家克服人性上的懒惰因素,在每天汇报工作进度中给大家形成适度的压力。

2、人员管理——保持沟通

PM需要多沟通,了解项目组每个成员的表现,对表现突出的给予赞赏和肯定,对表现不好的则应提出相应的提醒。

另外一点,产品经理要去多和项目组的成员进行沟通,这种沟通不仅仅是工作上的沟通,还可以聊聊生活方面的东西,这样不仅可以促进你和项目成员之间的关系,还能及时知晓他们的生活状态,也是有利于项目管理的。

3、预算管理——了解开支

运营活动相关的项目管理,就经常会涉及到项目开支的问题,这里的监控其实主要是记录下所有的开支流水,看下与项目计划初始阶段的预算相比是否有超出的情况。这个时候可以好好和运营的相关同事进行沟通,找出具体的费用超出项,分析原因找到相应的解决方案。

step3:收尾——项目验收,复盘

在小伙伴的共同努力下,有惊无险的进行了整个活动,包括采购,会场踩点,会场资源检查,吃饭,清洗收拾等环节之后,活动发起方和PM验收了这个项目。验收完成后,我们现场进行了一个简短的项目review。PM带头说了项目中的问题点,总结了好的地方,也检讨了做的不好的地方;项目组成员也都进行了发言。结束后,大家各自回家,而PM则默默敲完结项报告,项目总结文档,邮件抄送项目组全员及活动发起方,项目相关文档进行归档。项目圆满结束!撒花~下午茶走起~

启辰菌说:

项目验收环节,包括关键节点的验收,交付物的验收,项目目标的验收,风险管理效果的验收等几大块。
另外项目review是非常关键的环节,有利于项目成员沉淀好的项目管理经验,扬弃影响项目效率或者风险管理不当的做法。review可以单出会议纪要,也可以与结项报告一起整理。

项目交付物(四)结项报告:

结项报告:结项报告主要包括几个部分:对项目背景,目的,分解后的项目目标,参与人员,责任部分,考核标准,交付物checklist,项目成果及效果,复盘及风险报告,沉淀及总结等。

以上就是一个简单项目的项目管理方式。吃火锅项目,麻雀虽小,五脏俱全,其中总结出来的项目管理方法,在复杂项目的管理中,亲测实用!项目管理其实方法论比较简单,但是魔鬼在细节,魔鬼在执行。希望对大家的日常项目管理有所启发。

依旧感谢看完,比心!

 

本文由 @启辰菌 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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